Kogo nie dotyczy KSeF?
Przedsiębiorcy często zastanawiają się nad pytaniem taki jak: KSeF - kogo nie dotyczy? Ustawodawca wskazuje, że nie każdy podatnik będzie musiał stosować Krajowy System e-Faktur. W tym wypadku znaczenie ma ustawa o VAT, w której czytamy, że aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Jeśli chodzi o całkowite zwolnienie z tego obowiązku, dotyczy to głównie:
- Podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej (ani stałego miejsca prowadzenia działalności)j na terytorium kraju
- Podatnika korzystającego z procedur szczególnych, między innymi w procedurze nieunijnej związanej z niektórymi usługami w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób
- Podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju - jednak to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których stworzono fakturę
Więcej informacji w tym zakresie znaleźć można bardziej szczegółowo w aktualnie obowiązujących przepisach prawnych.
Najem prywatny a KSeF
Kolejnym istotnym zagadnieniem dla wielu osób jest najem prywatny a KSeF. Czym jest taki najem? Jest to rodzaj odpłatnego świadczenia usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Działalność taka z kolei odnosi się do wszelkiej działalności handlowców, usługodawców i producentów, obejmując wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych dla celów zarobkowych, w sposób ciągły. Aby zostać podatnikiem VAT, nie ma konieczności rejestrowania działalności w CEIDG! Osoby fizyczne także mogą stać się podatnikami VAT i odliczać te podatki od dokonywanych zakupów. Pamiętajmy o tym, że podatnik prowadzący najem okazjonalny zwolniony z VAT podmiotowo lub przedmiotowo, będzie musiał stosować KSeF już od 2026 roku. Jeśli mamy wątpliwości w tym temacie, zawsze możemy skorzystać z profesjonalnej pomocy doświadczonych osób, przykładowo prawników.
Numeracja faktur w KSeF
Jak powinien wyglądać numer KSeF w kontekście fakturowania? Warto podkreślić, że zgodnie z ustawą o VAT, faktura powinna zawierać kolejny numer identyfikujący jednoznacznie taki dokument. Jest to obligatoryjny element faktury, którego nie można pomijać! Należy zatem numerować faktury w taki sposób, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur za pomocą ich kolejnego numerowania i umożliwiać identyfikację faktury. Wyłączenie podatnik ustala założenia w zakresie numerowania i możliwości identyfikacji oraz sposoby nadawania numerów danym dokumentom. W przepisach nie określono, co należy rozumieć przez pojęcie kolejny. Można jednak przyjąć, że zagadnienie to odnosi się do faktury następnej, jednej po drugiej, dlatego powinniśmy nadawać dokumentom numery w porządku chronologicznym. Jak wiadomo, aktualnie Krajowy System e-Faktur jest dobrowolny, jednak podatnik może na niego postawić już teraz, w każdym momencie roku podatkowego. Stosowanie faktur strukturalnych nie jest jedynie zastrzeżone dla wystawiania faktur z początkiem danego roku podatkowego. Według przepisów wiemy, że e-faktura jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W efekcie jest ona zatem uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w systemie danego numeru identyfikującego.
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkiem przedsiębiorców już od 2026 roku, dlatego dobrym rozwiązaniem jest zapoznanie się z nim jak najszybciej. Program ten niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców, zwłaszcza w postaci usprawnienia pracy.